Журнал учета рабочего времени: образец и правила заполнения

Содержание

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Журнал учета рабочего времени: образец и правила заполнения

Деятельность многих организаций основывается на ведении учета продолжительности труда персонала при помощи специальных документов, в числе которых – журнал учета рабочего времени. Как выглядит этот документ, обязательно ли его вести и как правильно заполнить, вы узнаете из нашей консультации.

Как выглядит журнал?

Журнал состоит из золотистой обложки из плотного картона и ПВХ-пленки, которая легко убирается при необходимости отправить документ в архив на хранение. В нем имеются отверстия стандартного размера, используемые для подшивания.

На титульном листе пишется наименование документа, поле для заполнения названия компании и блок, информирующий о:

  • дате начала или окончания ведения;
  • количестве выполненных записей;
  • номер тома;
  • сроке хранения.

Обратная сторона рассматриваемого документа содержит поле, которое позволяет быстро его опечатать и заверить.

Обратите внимание: штамп должен строго располагаться в указанном месте (М.П.), захватывать ленту и наклейку.

На заметку: опечатывание журнала необходимо только в случае, если такие правила установлены внутренними документами организации. Выполнение этой операции необязательно.

Остальные разделы книги учета:

  • основные таблицы, предназначенные для фиксирования информации о работниках;
  • поле, имеющее сведения об ответственных за заполнение лицах (ФИО, должность, период ведения и документ, на основании которого они действуют, подпись);
  • дополнительная справочная информация, располагаемая в конце журнала.

Книга отличается тем, что содержит всю информацию, необходимую в профессиональной деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Для чего он нужен?

Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.

Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основное предназначение:

  • поддержания дисциплины;
  • контроля эффективности использования времени;
  • справедливого начисления оплаты труда;
  • фиксирования времени простоя;
  • отражение количества дней болезней, прогулов;
  • определения сверхурочных и т. д.

Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время.

Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.

В нем также отмечаются:

  • прогулы;
  • опоздания;
  • задержки.

На основании вводимых сведений производится начисление премий, назначается штраф за нарушение трудовой дисциплины, а также вносится информация в табель.

Обязателен ли?

Многие работодатели задают вопрос: обязательно ли вести журнал учета рабочего времени и чем регламентирован этот документ.

Руководители самостоятельно принимают решение, нужна ли эта книга.

Стоит помнить о преимуществах, которые она дает:

  • повышение качества трудовых ресурсов;
  • экономия времени;
  • оптимизация работы служащих;
  • справедливая оценка ситуации и предотвращение конфликтов.

Учет времени исполнения трудовых обязательств персонала производится с периодичностью:

  • Каждый день – используется, когда работники каждый день приходят в организацию для выполнения трудовых обязательств. Труд нормирован, установлено определенное количество часов.
  • Каждую неделю – способ подходит для лиц, исполняющих определенное количество задач за неделю, а необходимость часто приходить в организацию отсутствует.

Суммированный учет рабочего времени осуществляется при действии гибкого графика. Подходит для компаний, занимающихся производством услуг круглосуточно. Сведения вносятся в конце месяца, полугода или года.

Ответственные лица

Руководители имеют право самостоятельно назначить ответственное лицо, так как Трудовой кодекс не регламентирует подобной информации. Оформлением журнала может заниматься специалист кадровой службы или бухгалтер.

Назначение ответственного человека происходит на основании:

  • составления распоряжения о ведении журнала учета рабочего времени конкретным лицом;
  • локальных нормативных документов.

В должностной инструкции и трудовом договоре делается соответствующая отметка.

При неисполнении обязательств и нарушении правил ведения журнала возможна административная ответственность.

Порядок заполнения журнала учета рабочего времени

Правила оформления рассматриваемого документа могут прописываться в локальных нормативных актах.

Регламентированного образца законодательство не предусматривает, но на практике организации часто применяют установленный для табеля шаблон Т-12. Он позволяет определить сумму зарплаты работнику.

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)

Форма Т-12 заполненная

Как чаще всего выглядит документ, показано на рисунке:

Есть ли специальная форма для учета ненормированного времени?

В некоторых организациях служащие отправляются в командировку в нерабочее время.

Законодательство не предусматривает образца журнала для ненормированного режима труда.

Поэтому разрешается при необходимости добавлять дополнительные графы. Например: сведения о сверхурочных, причины опоздания и т.д.

Как правильно вести?

Журнал учета рабочего времени можно заполнять в бумажном или электронном виде. Во втором варианте не требуется наличие определенных информационных баз кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно сформировать подходящую таблицу.

Законодательство не устанавливает конкретных норм по ведению учета. Однако данные размещаются в виде таблицы.

Инструкция по заполнению:

  • Информация подается лаконично. Обязательно заполняются следующие данные: ФИО сотрудника; дата, по состоянию на которую ведется учет; время, когда работник прибыл в организацию и когда убыл; количество отработанного времени (указывается в часах, минутах).
  • Когда служащий преждевременно покидает рабочее место, причина указывается в журнале.
  • В последнем столбце обязательно ставится подпись.

Допускается ли исправление ошибок?

Журнал учета рабочего времени должен вестись аккуратно, нужно внимательно проверять данные, прежде чем их фиксировать.

Делают новую – правильную запись.

Сроки хранения

Согласно сведениям управленческих документов (ст.586 Перечня), журнал учета рабочего времени должен храниться в архиве предприятия около 5 лет. Для организаций, отличающихся вредными и опасными условиями труда, длительность увеличивается до 75 лет.

Ведение журнала учета рабочего времени позволяет соблюдать трудовые нормы, контролировать сотрудников и улучшить дисциплину штата. Все это положительно отражается на производительности труда и успехе компании.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni/

Правила ведения и оформления журнала учета рабочего времени сотрудников

Правила ведения и оформления журнала учета рабочего времени сотрудников

Журнал учёта рабочего времени — документ, в котором указывается, когда сотрудники приходят на предприятие и когда они его покидают.

Журнал учёта рабочего времени — это документ, необходимость в котором появляется, когда число сотрудников компании становится достаточно значительным, в результате чего у руководства или у ответственных сотрудников более нет возможности фиксировать их появление «на глазок». Тогда эту функцию берёт на себя документ.

Стоит отметить, что в законодательстве не указана обязательность его ведения и на предприятиях с большим количеством персонала.

Также для него не предусмотрена стандартная форма, требования ограничиваются существующими в делопроизводстве в целом.

Поэтому предприятия сами могут устанавливать детали для собственных журналов учёта в соответствии с потребностями той или иной компании.

Журнал учёта может служить для решения следующих задач:

  • определение количества времени, которое проработал персонал с ненормированным рабочим днём;
  • регистрация фактов опозданий и ранних уходов с работы;
  • занятие кров на сверхурочных работах.

Таким образом, с использованием данного документа можно осуществлять точно фиксацию времени, которое все сотрудники проводят на своём месте.

Кроме того, на журнал можно ссылаться, если между работодателем и работником возникают споры в отношении тех или иных вопросов, относящихся к рабочему времени.

Равным образом на данный журнал допустимо ссылаться в суде, с той оговоркой, что вести его требуется правильным образом. При обнаружении нарушений он может быть не принят как доказательство.

Основные способы контроля рабочего времени

Основным способом контроля рабочего времени по сей день является предмет этой статьи, то есть журнал учёта рабочего времени, который может иметь как бумажную, так и виртуальную форму. Однако наряду с ним доступны и иные варианты. К ним относятся:

  • электронный пропуск, выполненный в форме магнитной карточки, посредством которой проходят через турникет, посредством такого способа также всего можно выяснить время прибытия и убытия сотрудников;
  • биометрический учёт, это самый современный способ, он предполагает, что сотрудники проходят на рабочее место по отпечаткам пальцев.

Общие правила оформления

Уже упоминалось, что общей формы для данного документа не существует. По этой причине каждое предприятие имеет возможность разработать её собственными усилиями на основе образцов, которые можно найти в интернете.

В частности, различается количество граф, на которые будет разлинован лист. Оно зависит от целей, на которые ориентируется работодатель. К примеру, не слишком сложный по форме журнал учёта может включать следующие колонки:

  • число;
  • фамилия и инициалы сотрудника и место его работы;
  • подразделение предприятия, к которому он относится;
  • время прибытия сотрудника на место;
  • подпись, поставленная им при прибытии;
  • подпись лица, ответственного за посещаемость;
  • время ухода сотрудника;
  • число часов, отработанных им на предприятии в этот день;
  • отметка о несоблюдении рабочего графика (причиной может быть работа сверхурочно, задержка, имеющая уважительную причину, а также опоздание);
  • подпись сотрудника при уходе;
  • подпись лица, отвечающего за посещаемость.

Стоит уточнить, что с одной стороны этот перечень не исчерпывающий, в документ можно добавлять другие графы, с другой же стороны он не является и обязательным и при необходимости некоторые колонки из него могут быть исключены.

Так как в законодательстве не определены правила ведения данного документа, требуется определить их локально-нормативным актом.

В частности факт ведения журнала может быть указан в Правилах, регулирующих внутренний трудовой распорядок. В то же время образец журнала можно ввести приказом руководителя.

В дальнейшем документ требуется оформлять по всем правилам, которые были предписаны в его отношении локальными актами.

Данный журнал нужно оформлять с соблюдением следующих общих требований делопроизводства:

  • необходимо ввести сквозную нумерацию и пометить номерами все его листы;
  • требуется прошить данный документ, при этом нитки выводятся на его последний форзац, где их завязывают и придают концам длину не менее 5–7 сантиметров;
  • на последней странице требуется поставить пломбу, которая имеет форму бумажного прямоугольника, прикреплённого концам шнуровки, в этот прямоугольник следует вписать число листов, также на него ставится подпись руководителя предприятия либо ответственного сотрудника.

Также в журнале (на форзаце или в ином месте) следует указать ряд основных сведений, в частности:

  • наименование компании либо её структурного подразделения, если журнал ведётся для сотрудников составной части предприятия;
  • число, когда журнал начали вести;
  • число, когда в него была внесена последняя запись;
  • фамилия имя отчество и пост лица, назначенного ответственным за ведение журнала.

В случаях, когда ведение журнала ведут сменяющие друг друга лица, к примеру, охранники, имеет не назначать единственного ответственного работника. Тогда указывают должность, которую он занимает.

Следует повторить, что эти требования не относятся к законодательным, принятым именно в отношении журнала учёта рабочего времени, но являются общими требованиями делопроизводства. Однако их соблюдение необходимо, особенно по прошивке и нумерации документа.

Равным образом отсутствуют и обязательные требования к порядку заполнения, и эти требования также рекомендуется утвердить локальным нормативным актом. Существуют два основных способа его ведения:

  • ответственный сотрудник (либо лично, либо занимающий надлежащую должность, охранника или иную,) заполняет все графы, а другие сотрудники лишь удостоверяет своей подписью, что всё указано верно;
  • сотрудник заполняет все колонки, а подпись ставит именно ответственные сотрудник.

Оба способа равноценны, к обоим выдвигаются одинаковые требования:

  • записи производятся только ручкой, использование карандаша категорически не допускается;
  • записи должны быть такими, чтобы их было несложно разобрать;
  • при необходимости изменить внесённую информацию корректор желательно не использовать, текст рекомендуется зачеркнуть единственной чертой и написать верный текст над перечёркнутым;
  • пустые строки недопустимы, если они образуются, их заполняют прочерком на всю длину.

Лицо, которое отвечает за ведение журнала, определяется руководителем, который также может указать определённую должность. При наличии нескольких подразделений руководитель может определить сотрудника, курирующего собственный журнал учёта каждой структурной единицы.

Стоит отметить, что в наши дни, наряду со стандартным ведением журнала вручную возможно также его оформление с использованием бланка в компьютере, а также посредством специального приложения.

Программы могут предоставляться организацией-поставщиком на несколько месяцев, этот способ подразумевает, что их отдают в аренду. Это сравнительно доступный вариант. Другая опция — бессрочное приобретение ПО предполагает, что заплатить придётся существенно больше.

В чём разница  с табелем учёта

Данный документ необходимо отличать от табеля.

В табеле указывается лишь то, сколько всего часов сотрудник проработал в данные сутки. Поэтому менее содержательный табель можно заполнять на основании журнала, в котором указывается и точное время прибытия сотрудников на рабочее место, а также их ухода с него.

Какие госорганы контролируют

Для работодателей предусмотрена необходимость отслеживать время появления сотрудников на работе и их уход с неё. При этом форму данного контроля руководство предприятия устанавливает самостоятельно.

Представители контролирующих ведомств отслеживают, насколько корректно производится учёт по принятой форме, насколько она соответствует требованиям делопроизводства, которые, как указывалось выше, носят обязательный характер.

В частности, проверить, как оформлен данный документ, имеют право налоговые органы, так как именно на его основании сотрудникам выплачивается заработок, а, следовательно, в дальнейшем и налоги с него в бюджет. И если данный журнал составлен неверно, то ненадлежащей окажется и величина платежей.

Также доступ к этому документу может получить Фонд Социального Страхования, который имеет право проверить, правильно ли определялся размер пособий, к примеру, по уходу за ребёнком либо на основании больничного листа. Аналогичное право есть у Федеральной инспекции труда.

При этом отсутствие данного журнала считается существенным нарушением трудового права, результатом чего будет штраф.

Вашему вниманию видео об автоматизации учета рабочего времени сотрудников.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/zhurnal-ucheta.html

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель должен вести учет рабочего времени, отработанного работником.

Учет ведут по форме, которая утверждена в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени.

Журнал учета рабочего времени является своеобразным актом, подтверждающим ответственное исполнение работником своих обязанностей.

Вы можете вести журнал, используя унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Однако и самостоятельно разработать формы для учета рабочего времени тоже возможно.

Приказ о журнале учета рабочего времени

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо — например, менеджер по персоналу.

Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом.

Кроме того, табель должен быть подписан:

  • руководителем компании или структурного подразделения организации;
  • работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

Требования к оформлению

В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.

Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы, журнал необходимо составить по форме:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
  • или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).

Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:

  • для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
  • для соблюдения дисциплины — контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
  • для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
  • для точного и достоверного расчета оплаты труда;
  • для составления статистической отчетности по труду.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени.

Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников.

Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

  • раздел 1 «Учет рабочего времени»;
  • раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:

  • учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
  • вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени.

Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате.

В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni

Журнал учета рабочего времени сотрудников. Образец 2018 года

Журнал учета рабочего времени сотрудников. Образец 2018 года

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день.

В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель.

Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя.

Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет).

Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni/

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Журнал учета рабочего времени: образец и правила заполнения

В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник.

Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ.

При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места.

В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода.

Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

  • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
  • руководитель конкретного отдела;
  • сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Как оформить журнал графика работы? 

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант.

Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях.

Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения.

Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду.

Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника.

После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://legionfg.ru/kak-vesti-zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников?

Современная деятельность любых предприятий требует от руководства вести учет трудового времени сотрудников, используя соответствующие документы, в том числе и журнал учета рабочего времени.

Это документ, позволяющий начальству поддерживать дисциплину и контролировать эффективность использования времени рабочих.

Для чего он необходим?

Данный документ должен присутствовать во всех организациях независимо от вида формы собственности, так как на его основании осуществляется начисление заработной платы, премий и других выплат.

Главным содержанием книги является обозначение фактического времени, отработанного сотрудниками. Рабочее время — период, когда лицо выполняет свои обязанности.

Законом предусмотрено еженедельное время на труд – 40 часов, а внутренние установки организаций обозначают начало и конец рабочего дня, время на обеденный перерыв.

Так устанавливается конкретный график, соблюдение которого — обязанность всех рабочих.

При необходимости покинуть службу по каким-либо причинам сотрудники должны согласовывать свой уход с начальством или записать данный факт в журнале, чтобы не получился прогул.

Прогулы, опоздания и задержки тоже фиксируются в данном документе. Судя по отметкам в нем, руководство начисляет премии и другие поощрения за ответственный труд, а также штрафует и делает выговоры за халатное отношение к работе.

Основным результатом ведения журнала становится выделение из штата сотрудников для премирования и возможного повышения в должности и безответственных работников, снижающих темп работы и производительность организации.

Обязательно ли его вести?

Трудовой кодекс РФ, а именно статья 91 обязывает руководителей компаний вести учет времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Это время отражается в необходимом документе — табеле.

Ведение журнала учета по законодательству не является обязательным. Но деятельность организаций он упрощает многократно — экономит время и повышает качество трудовых ресурсов.

В РФ существуют 3 типа учета трудового времени:

  • Ежедневный – традиционный учет, когда сотрудники приходят на работу каждый день, а время их труда нормировано одинаковым количеством часов. При таком учете документ заполняется ежедневно относительно всего персонала.
  • Еженедельный – учет, приемлемый в случаях, когда работники приходят на службу не каждый день, но за неделю отрабатывают норму, указанную в договоре. Журнал заполняется в конце каждой недели.
  • Суммированный учет применяется при гибком графике сотрудников. Считается оптимальным для компаний, ведущих круглосуточное производство. Новая запись в книге может появиться по окончании месяца, полугода или года.

Какой вид учета выбрать для своей организации каждый руководитель решает сам, опираясь на вид работ, график и продолжительность трудового дня.

Некоторые нюансы суммированного учета времени вы можете узнать из следующего видео:

Ответственные за ведение лица

Каждая организация сама вправе решать, кто будет заполнять журнал и нести за него ответственность – Трудовой кодекс не регламентирует данный пункт. В небольших фирмах зачастую работодатели сами заполняют этот документ, а могут и назначить ответственное лицо или несколько лиц для каждого отдела.

Данная обязанность отражается в должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о трудовой деятельности.

Неисполнение обязательства, нарушения по ведению журнала влекут за собой административную ответственность, которую налагает Федеральная инспекция труда.

Сотрудник, отвечающий за документ, контролирует записи в нем и предоставляет его для текущих проверок. Важно грамотно и правильно заполнять книгу, регистрируя часы начала и завершения работ. Учитывается как отработанное, так и неотработанное время, а также сверхурочные часы.

Порядок заполнения

Данный документ заполняется в краткой форме.

Основные графы:

  • Номер записи.
  • Имя, фамилия работника.
  • Дата записи.
  • Время явки сотрудника на службу.
  • Время отправления домой с рабочего места.
  • Примечание, где указываются опоздания, причины отсутствия.
  • Подпись лица, осуществляющего запись.

Допускается добавление некоторых граф, например, запись сверхурочных часов работы. Страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк книги и образец ее заполнения

Польза данного документа очевидна – не происходит превышение трудовых норм, предусмотренных ТК РФ, повышается дисциплина штата, производительность труда и, как следствие, прибыль и успех компании.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/journal/ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению

Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению

Журнал учета рабочего времени: 7 причин вести такой журнал + 3 типа учета рабочего времени + 2 способа ведения записей + 7 ячеек, которые должны быть в книге.

Трудовое законодательство разработано для того, чтобы уложить отношения наемного сотрудника и работодателя в рамки права.

Оно не позволяет ни нанимающей стороне эксплуатировать работника, ни рабочим садиться на голову своему начальству.

Согласно трудовому законодательству, все организации должны вести журнал учета рабочего времени, чтобы выплата заработной платы проводилась максимально честно и беспристрастно.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Существует ряд правил и требований к ведению этого журнала, которые ответственное за данное задание лицо должно знать и выполнять.

Что такое рабочее время и зачем нужно вести его учет?

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы платить своему работнику лишь за то время, что он трудился. С этой целью в Трудовом кодексе и было разграничено рабочее время и нерабочее (выходные и праздничные дни).

Рабочее время – это время, которое работник должен проводить на месте своего труда в соответствии с внутренним распорядком организации, выполняя при этом свои прямые трудовые обязанности.

Благодаря учету рабочего времени можно:

  • точно определить, сколько часов сотрудник отработал в месяц;
  • какая сумма заработной платы ему положена за этот период;
  • выявить тех, кто не явился на работу без уважительной причины и без предупреждения начальства;
  • обнаружить, не отсутствуют ли сотрудники на своем рабочем месте дольше, чем позволяет время, отведенное на обед;
  • фиксировать время ухода работников с места службы (если вы уходите раньше, то это нарушение трудового законодательства, но и работа сверх нормы должна оплачиваться отдельно);
  • регистрировать прогулы, больничные и отпускные, что оплачиваются отдельно;
  • учитывать время, которое сотрудник провел на работе с вычетом выходных и праздничных дней, отгулов, больничных, отпусков и т.д.

Как видите, ведение учетной документации – необходимое занятие в любой компании, без которого трудно обойтись.

Заниматься фиксацией времени, проведенного на рабочем месте, может кто угодно: руководитель, кадровик, бухгалтер, секретарь, дежурный на проходной и т.д. Главное, чтобы он точно знал о своей обязанности.

Эта обязанность работника может быть указана в договоре изначально или возложена на него позже в связи с соответствующим приказом.

Не стоит легкомысленно относиться к возложенной на вас ответственности. Если трудовая инспекции обнаружит нарушения в ведении учета времени, вы, как ответственное за это лицо, понесет административное наказание.

Что такое журнал учета рабочего времени и какими способами его можно вести?

В трудовом законодательстве не прописано строго, с помощью чего именно нужно вести учет времени, проведенного сотрудниками на работе.

Любой кадровик может разработать свои бланки и пользоваться ими.

Но все же, во избежание путаницы, лучше воспользоваться специальными бланками.

1) Журнал учета рабочего времени – важный документ в каждой компании

Время, которое каждый из сотрудников должен проводить на рабочем месте, регулируется не только законодательством страны, но и внутренним распорядком самой организации.

Для того чтобы точно просчитать, сколько именно часов сотрудник провел на своем месте службы, нужен специальный журнал. Его ведение позволит вам избежать как конфликтов с работниками по поводу фактически отработанных часов, так и недоразумений с трудовой инспекцией.

Журнал учета рабочего времени – это разграфленная книга, в которой ответственное лицо обозначает, сколько именно часов ежедневно каждый из сотрудников трудился.

В журнале учета рабочего времени вы фиксируете:

  • время, проведенное каждым из работников на месте своей службы;
  • прогулы;
  • опоздания;
  • больничные;
  • уходы раньше срока;
  • переработки;
  • задержки с обеда и т.д.

Работодатель полностью контролирует, сколько отработал каждый из его подчиненных. Подобные данные позволяют, как премировать особо усердных подчиненных, что не нарушают трудовую дисциплину и готовы трудиться сверхурочно, так и наказывать разгильдяев.

Именно с помощью журнала можно зафиксировать, присутствовал или отсутствовал работник на месте своей основной службы в конкретный день. Именно отсутствие в течение нескольких часов без уважительной причины может служить причиной расторжения договора со стороны работодателя.

2) Как лучше вести журнал учета рабочего времени?

Владелец компании, заинтересованный в порядке по ведению документации в своем хозяйстве, имеет некую свободу выбора в том, как именно контролировать процесс.

Трудовая инспекция не станет вас штрафовать, если вы выберете любой удобный для себя способ. Главное, чтобы время, проведенное работниками на своем месте службы, фиксировалось и при этом – фиксировалось правильно.

  1. Традиционный.

    Вы покупаете или создаете собственноручно обычный бумажный журнал. Заполняете его вручную, фиксируя, сколько именно времени каждый из сотрудников провел на своем месте труда.

    Если не хотите тратить силы на самостоятельную изготовку такого журнала, то его можно купить в книжном магазине или маркете канцтоваров. Стоимость его небольшая: 100-300 рублей.

    Еще один вариант обзавестись такой книгой учета – заказать покупку в интернете. Вот, например, на этом сайте http://www.hr-ok.ru/e-store/office/5150 вы можете купить множество полезных для кадровика вещей.

    Есть и другие сайты для покупки такой учетной документации:

    • http://blanki.by/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html
  2. Электронный.

    Если вы поклонник новых технологий, то совсем необязательно контролировать рабочее время своих сотрудников дедовскими методами – вручную с помощью сшитой книги. Можно обратиться к электронному варианту.

    Электронный вариант журнала мало чем отличается от обычного бумажного, просто работать с ним вы можете прямо на своем компьютере.

    Правда в этом случае стоит позаботиться о создании резервных копий, чтобы поломка компа или вирусы не уничтожили столь важные данные.

    Найти необходимые программы можно на следующих сайтах:

    • http://staff-base.net/jurnal.html
    • http://ppt.ru/news/138254
    • http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Смотрите сами, как вам удобнее вести учет: традиционным или более новаторским методом.

К примеру, Ольга – кадровик одной из государственных организаций Киева – практикует одновременно оба варианта.

Говорит, что это стоит определенных усилий, зато она уверена в том, что важные данные не пропадут.

Особенности ведения журнала учета рабочего времени

Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет.

Пункт №1. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени?

Согласно законодательству Российской Федерации, учет времени работы в журнале ведется по одному из трех образцов:

  1. Ежедневная фиксация.

    Наиболее распространенный тип фиксации.

    Кадровый работник или другое уполномоченное лицо ежедневно отмечает, когда специалист явился на работу, когда, ушел с нее. Заверяются данные подписью сотрудника, которого и касается запись.

    Такой вид контроля практикуется тогда, когда наемным рабочим ежедневно на месте службы нужно проводить одинаковое количество часов.

  2. Еженедельная фиксация.

    Если должностное лицо не должно ходить на работу ежедневно и отбывать каждый день определенное количество часов, но при этом оно обязано выполнять объем работы, указанный в его трудовом договоре, то лучше использовать еженедельную систему контроля.

    Информация о количестве проведенных на месте работы сотрудником часов заносится в конце каждой недели.

  3. Суммированная фиксация.

    Если производство не прекращается никогда – организация работает круглые сутки, а график у ее работников – плавающий, то лучше использовать суммированный учет. Все данные заносятся в журнал в конце месяца.

Руководство само должно решить, какую именно форму использовать, и проинформировать в письменном виде сотрудника, которые и будет контролировать рабочее время тружеников компании.

Пункт №2. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени?

В Трудовом кодексе и других официальных документах не указано, как именно должен проводиться контроль времени.

Оформление записей регулируется внутренними приказами.

Например, начальник Иван Иванович выдает приказ, согласно которому секретарь Анна Владимировна должна вести учет трудового времени всех сотрудников ежедневно. Ей же предстоит прошить все страницы журнала, пронумеровать их и скрепить все печатью компании.

Традиционно в книге оформляют вот такие ячейки:

1. № по порядку
2. ФИО сотрудника
3. Дата
4. Время прихода сотрудника на рабочее место
5. Время его ухода с работы
6. Причина, по которой работнику приходилось покидать рабочее место в течение дня
7. Подпись работника

Ячейки могут быть и другими. Главное, чтобы журнал был разграфлен. Например, вот так:

Этих граф вам хватит, чтобы вести полный учет и не нарваться на административное наказание, если к вам с проверкой пожалует трудовая инспекция.

А вот так выглядит уже заполненный журнал:

Следует очень аккуратно вести записи, потому что любые исправления в официальных бумагах недопустимы.

Если все же была допущена неточность, то неправильную запись следует зачеркнуть и создать новую. Эти правки подтверждаются подписью лица, что ведет учет.

О том, как грамотно заполнять журнал учета

рабочего времени, расскажут специалисты:

Хранить журнал учета рабочего времени нужно не менее пяти лет. После окончания этого срока он может быть уничтожен. Единственное исключение из данного правила – организации с чрезвычайно опасными или тяжелыми условиями труда, где подобная отчетность храниться 75 лет.

ЗАРАБАТЫВАЙ ОТ 7000 руб. в день на «ЛАСТОЧКЕ»⇩

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Источник: http://dnevnyk-uspeha.com/rabota-i-karera/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть