Журнал регистрации приказов по основной деятельности: скачать образец и узнать порядок заполнения документа

Содержание

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: скачать образец и узнать порядок заполнения документа

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

  • оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
  • осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
  • зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации. В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

  • количество прошитых листов;
  • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания распорядительного документа;
  • наименование приказа;
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);
  • комментарии и примечания.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т.

 ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

  • организационно-правовая форма и название компании;
  • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
  • продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

Журнал регистрации приказов — шаблон.

Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации.

При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.

Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/pravila_zapolneniya_zhurnala_registracii_prikazov_po_osnovnoj_deyatelnosti/

Журнал регистрации приказов по деятельности — Адвокат

Журнал регистрации приказов по деятельности - Адвокат

Breaking News

Home / Уголовное право / Журнал регистрации приказов по деятельности

Журналом, в других — Книгой. Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

  1. Регистрационный номер — порядковый номер в пределах текущего календарного года.
  2. Дата приказа — календарная дата, когда был подписан документ.
  3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
  5. Примечания — различная информация по теме и исполнению распоряжения.
  6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала.

Важно

Эта часть имеет табличную форму, состоящую из следующих граф:

  • порядковый номер;
  • дата утверждения приказа;
  • регистрационный (обычно буквенно-цифровой) номер приказа;
  • краткое содержание (название) приказа;
  • данные лица, издавшего приказ;
  • ответственное за исполнение лицо;
  • примечания.

Все страницы в регистрационном журнале в обязательном порядке должны быть пронумерованы и сшиты.

Это позволит избежать подлога путем замены и/или изъятия страниц.

При разработке образца журнала регистрации приказов по основной деятельности за основу можно взять унифицированную форму Т-53а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

А еще можно скачать образец этого журнала на нашем сайте.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  • титульный лист;
  • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

  • наименование фирмы;
  • наименование документа;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

Журнал регистрации приказов

Для того, чтобы систематизировать и обобщить информацию об утверждаемых в организации распорядительных документах, каждое предприятие должно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

  • Приказы по основной деятельности;
  • Приказы по личному составу.

Рекомендуется проводить регистрацию каждой группы документов в отдельности.

Внимание

Целью ведения любого журнала регистрации является фиксация сведений о каждом документе.

Проведение данной процедуры на регулярной основе позволит сохранить сведения обо всех издаваемых документах и, в случае необходимости, проследить путь каждого из них.

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы.

Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля.

Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы о (об):

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Перечень приказов по основной деятельности довольно обширен.


В него входят приказы о назначении в должность руководителя и главного бухгалтера, приказы, утверждающие действие различных локальных документов предприятия, приказы о назначении ответственных лиц, а также приказы, содержащие утвержденное штатное расписание и др.

Скачать журнал регистрации приказов по основной деятельности Скачать журнал регистрации приказов по основной деятельности (бланк) Оцените качество статьи.

Источник: http://advokattat.ru/zhurnal-registratsii-prikazov-po-deyatelnosti/

Журнал приказов по основной деятельности кто ведет

Журнал приказов по основной деятельности кто ведет

Управление предприятием или организацией требует особого подхода со стороны руководства. Сотрудники должны получать чёткие и понятные распоряжения, касающиеся текущих задач, структуры управления и организации основной деятельности.

Для этого выпускаются специальные нормативно-правовые акты, которые также называют просто «приказами». Все они обязательно фиксируются, а для этих целей ведётся полный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, образец заполнения формы необходимо сразу принять на вооружение.

Важно помнить о том, что подобные книги предназначены не только для внутреннего пользования организации. Различные контролирующие органы периодически проверяют документацию, включая нормативные акты по основной деятельности компании.

В связи с этим следует не только своевременно фиксировать их, но и оформлять в соответствии со всеми правилами.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

ВажноК ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику.

Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера.

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать)

В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.

Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет.

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение.
Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт. граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу Почти все приказы по личному составу персонифицированы.

Виды приказов по личному составу:

  1. О приеме сотрудника в компанию.
  2. О расторжении соглашения с сотрудником.
  3. О переводе человека на иную работу.
  4. О совмещении должностей.
  5. О предоставлении отпусков.
  6. О направлении сотрудника в командировки.
  7. О поощрениях и т.
    д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

ВниманиеОтдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.

Назначение документа Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится.

А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации.

Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Источник: http://jurzpp.ru/zhurnal-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti-kto-vedet-2/

Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов

На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.

журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения. Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности. Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением. Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

ВажноНо в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным. Ответственные лица В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений.

Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

  1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
  2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации.

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия.

цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

  • о приеме на работу;
  • о переводе;
  • о дежурстве;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • об увольнении сотрудника;
  • о повышении квалификации;
  • о поощрении персонала;
  • обо всех видах отпусков;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных и учебных отпусках;
  • о дежурстве;
  • о непродолжительных командировках.

Приказы задним числом: способы регистрации Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Внимание

Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству: Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом.

Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа.

Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа.

Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия.

Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

  1. Способ первый.

    Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.

  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация.

    Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет.

Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Этот документ не может быть передан работникам любых других подразделений без предварительного приказа руководителя. Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Существует несколько родовых видов приказов:

  • Приказы по личному составу.
  • Приказы по линии основной деятельности
  • Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.

Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.

Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.

Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать.

Журнал регистрации приказов образец бланк

Порядок ведения Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

  • работников компании, ответственных за хранение и ведение;
  • кто замещает временно отсутствующих ответственных за ведение;
  • периоды ведения (год, 5 лет и т.д.) и место хранения.

Срок хранения журналов регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет. Указанные книги прошиваются, нумеруются и опломбируются.

В дело № 04-02 от 10.02.2010 Методика ведения Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

  • Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
  • Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
  • Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства.

К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией. В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря.

На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией.

Источник: http://npk18.ru/zhurnal-registratsii-prikazov/

Список приказов по основной деятельности

Список приказов по основной деятельности

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

 Бланк приказа о вступлении в должность директора (Word)

 Бланк приказа об утверждении штатного расписания (Word)

 Бланк приказа о передачи функций (Word)

 Бланк приказа о запрете курения (Word)

 Бланк приказа о назначении ответственного (Word)

 Бланк приказа о передаче права подписи (Word)

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  • прием и увольнение с работы;
  • премирование;
  • взыскания;
  • дисциплинарные наказания;
  • отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  • командировки и т.п.
  1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

  1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
  2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
  3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
  4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
  5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
  6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
  7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
  8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию.

Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД.

Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

  • об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
  • о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
  • о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
  • об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
  • о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
  • о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

  1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
  2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
  3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
  4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
  5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
  6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
  8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

  1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
  2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
  3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
  4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  1. С которыми согласована редакция документа.
  2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку.

Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов.

Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа.

Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года.

При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги.

Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

  1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
  2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
  3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2018 — 2019 г

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

  1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
  2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
  3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
  4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
  5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
  6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
  7. О запрещении курения.
  8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
  9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
  10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

Источник: https://2ann.ru/prikazy-po-osnovnym-vidom-deyatelnosti/

Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести

   Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Зачем регистрировать приказы

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.

Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример

В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.

Как оформить

Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома, если папка заполнена (максимум листов в деле – 250).

Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно (что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой).

В структуре журнала всего 2 элемента:

  • титульная страница;
  • таблица.

На титульной странице должны быть указаны сведения:

  • название фирмы или ИП;
  • название структурного подразделения (в нашем случае «Отдел кадров»);
  • номер дела по номенклатуре;
  • номер тома;
  • название («Журнал регистрации приказов по…»);
  • дата открытия дела («Начат 01 сентября 2016г.»);
  • дата закрытия (прописывается вручную в день окончания);
  • количество листов (тоже пишется в день закрытия);
  • срок хранения (5 лет в отношении общих приказов, 75 — индивидуальных);
  • место оформления (город, посёлок и т.д.).

Таблица должна содержать столбцы:

  • порядковый номер;
  • число приказа;
  • номер приказа;
  • ФИО и должность сотрудника (если приказ по персоналу);
  • сущность приказа (если он по основной деятельности);
  • примечание.

Важно

Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей.

Если в деле не может быть больше 250 листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества.

Разделите 250 на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц.

Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов.

Как заполнять журнал регистрации приказов

При заполнении журнала нужно соблюдать условия:

  • порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
  • дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
  • в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
  • должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
  • при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.

Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине (пример заполнения скачать здесь). 

Как вести журнал регистрации приказов

Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

  • в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
  • распечатываем и визируем приказ;
  • стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

Совет

Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем, а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде

Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой, ориентированной на кадры.

Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования.

В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать.

Однако не стоит пренебрегать и бумажным вариантом по причинам:

  • возможный сбой системы;
  • смена программы;
  • обновление версии.

Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации.

Нюансы

  Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

  • распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;
  • переписать строки до нужного номера;
  • вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);
  • продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).

Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.

Совет

Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/deloproizv/prikazy/zhurnal-registracii.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть