Акт об уничтожении документов: образец и порядок заполнения по предприятию

Содержание

Акт уничтожения документов — Бесплатная Юридическая Помощь

Акт об уничтожении документов: образец и порядок заполнения по предприятию

Деятельность каждой организации всегда сопровождается большим оборотом документов. Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов.

Если вы хорошо знаете цену времени, и тратить его на данную операцию для вас нецелесообразно, вы можете воспользоваться аутсорсингом, но учтите, что это влетит вам в копеечку. Поэтому советуем раз и навсегда овладеть навыками уничтожения бухгалтерских документов.

Сделать это несложно, и в этой статье мы попробуем разобраться во всех тонкостях.

Как приступить к составлению акта

Уничтожение документов любого вида обычно происходит в установленном порядке. Сначала определите, какие документы требуется уничтожить. Обычно это те, чьи сроки хранения истекли, а также те, что потеряли свою юридическую силу или больше не обладают практической значимостью.

Чтобы определить, каков срок хранения того или иного документа, а также узнать, истек ли он, воспользуйтесь номенклатурой дел организации.

Не забудьте об одной важной детали: вы можете увеличивать сроки хранения, если того требуют практические соображения, но никогда не уменьшайте их.

В основном срок хранения документов, установленный по типовому перечню, равен 5 годам.

Составление акта

В акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года.

В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком.

Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.

Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов.

Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой.

Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно.

В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства. Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению.

Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его. Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации.

Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении.

Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:

  • если документы, подлежащие уничтожению, передаются на государственное хранение, то требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии из архивного учреждения описей документов постоянного хранения. Это необходимо, так как архив может потребовать некоторые дела, отобранные к уничтожению, чтобы включить их в опись дел постоянного хранения.
  • если документы, подлежащие уничтожению, не передаются на государственное хранение, то после упорядочения документов по личному составу, они утверждаются руководителем организации за соответствующий период и не требуют согласования с архивными органами.

После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд.

Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.

Способы уничтожения дел

Вы можете уничтожить документы самостоятельно – сжечь, но будьте осторожны, ведь это может повлечь проблемы с пожарной безопасностью.

Или пропустить через шредер, но это займет много времени и удобно только для небольших объемов.

В этих случаях от вас потребуется составить акт, фиксирующий факт уничтожения, в произвольной форме.

Но есть другой выход: так поступает большинство организаций. Предназначенные для уничтожения дела отдают на утилизацию в специализированную организацию.

Тогда вам потребуется составить приемо-сдаточный акт или накладную, где указываются дата процедуры, количество документов и их вес.

В целях сохранения конфиденциальности процесс передачи дел на переработку и уничтожение необходимо обязательно проводить под контролем сотрудника организации.

Скачать бланк бесплатно:

Бланк акта об уничтожении документов

Заполненный образец акта об уничтожении документов

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/akti/akt-unichtozheniya-dokumentov.html

Акт об уничтожении документов срок хранения которых истек образец

У документов истек срок хранения

А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи. Порядок уничтожения документов Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать .

Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков: [wpsm_titlebox title=»Предварительные действия» style=»3″] издаётся приказ о создании комиссии; создаётся экспертная комиссия; отбираются к уничтожению; составляется акт.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований.

Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Порядок утилизации всех видов и форм, а также составления акта о уничтожении и дел, одинаков.

Алгоритм процедуры следующий: Комиссия проверяет документы и дела, отбирая те из них, срок хранения которых истек, а также те, что уже утратили свою практическую ценность; По результатам экспертизы отобранных оформляется протокол заседания экспертной комиссии; Заполняется акт уничтожения документов бланк, в него вносится перечень тех, которые были признаны утратившими значимость; и дела, внесенные в акт утилизируются, о чем составляется отдельный акт.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться, не перечисленные в законодательно определенных перечнях.

Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Не нужно забывать и о том, что большинство следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

  • Вначале указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2018 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

    Актуально на: 9 ноября 2018 г.

    Вопросы хранения бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации.

    А что делать с после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских расскажем в нашем материале.

    Изъятие бухгалтерских документов

    Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п.

    Источник: http://yuridicheskayakonsulitatsiya.ru/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-srok-hranenija-kotoryh-istek-obrazec-28149/

    Акт об уничтожении документов

    Акт об уничтожении документов

    Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

    В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением.

    Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне.

    Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации

    Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

    Кто и когда оформляет акт об уничтожении документов и дел

    Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников. 

    Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Впоследствии  эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.

    В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.

    Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

    • по окончании календарного года и завершении формирования дел;
    • по истечению установленных сроков хранения;

    Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению

    Справка

    В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:

    1. Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
    2. Отбор документации, утратившей практическую ценность;
    3. Оформление протокола заседания комиссии;
    4. Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
    5. Передача на утилизацию;

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения.

    Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п. 3.7.2.

    «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов»  (утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

    Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре.

    Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу.

    После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

    Акт на уничтожение бухгалтерских документов

    Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах.

    По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.

    2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

    Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации.

    В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года.

    В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

    В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив ее как приложение.

    Акт уничтожения архивных документов

    Справка

    В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях:

    1. при подготовке к передаче дел в центральные архивы;
    2. при выделении дел с истекшими сроками хранения;

    Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

    Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства.

    После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд.

    В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210954-akt-ob-unichtojenii-dokumentov-18-m1

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть